Een standaard actie tijdens een functioneringsgesprek is om de sterkere en zwakkere punten van een medewerker te overlopen. Dit is uiteraard een correct agendapunt. Alleen… het is niet goed om negatieve punten “op te sparen” tot bij het (volgende) functioneringsgesprek. Waarom?

Stel, een medewerker maakt een fout. Hij komt bijvoorbeeld te laat, volgt een bepaalde procedure niet zoals het hoort, werkt een job niet af zoals afgesproken, rapporteert niet zoals je het gevraagd hebt, enz. En dat gebeurt meerdere keren. Als leidinggevende kan je al die dingen noteren om ze bij het jaarlijks functioneringsgesprek voor te leggen aan je medewerker. Leuk is anders – voor beide partijen.

Als we ervan uitgaan dat een functioneringsgesprek als doel heeft dat de medewerker beter functioneert in de toekomst, dan is de kans dat je dat bereikt door een waslijst aan fouten af te lezen uitermate klein. Opsparen van fouten is dus duidelijk een ‘not done’.

Er is een andere, meer efficiënte, en gezondere aanpak: als er iets niet naar wens verloopt, meld dat dan onmiddellijk aan je medewerker. Doe dat op een rustige manier, met respect voor de medewerker en zonder je geduld te verliezen. Het belangrijkste is dat je negatieve punten niet opspaart, maar dingen waarmee je het niet eens bent onmiddellijk ter sprake brengt. Zo speel je open kaart en dat is aangenamer voor iedereen.

En vergeet uiteraard niet om het omgekeerde ook te doen: als een medewerker iets doet dat positief is, zeg het hem dan ook meteen. Dat toont aan dat je ook aandacht besteed aan wat goed loopt. En dat is een sterkere bron van motivatie voor je medewerker en voor het ganse team dan je wel eens zou kunnen vermoeden!