Vergaderen: wat je vooral niet moet doen!

Management “specialisten” verschillen nogal van mening over het belang of de noodzaak van vergaderen. De ene vindt het pure tijdverspilling, de andere een pure noodzaak. De waarheid zal, zoals gewoonlijk, wel ergens in het midden zitten.
Hoe dan ook, áls men vergadert is het wel van belang bepaalde regels te volgen zodat het zo efficiënt mogelijk gebeurt.

Hier volgen enkele tips die u daarbij in het achterhoofd kan houden, en die u zullen helpen. We presenteren ze u in de vorm van wat u vooral moet vermijden.

Hier is dus wat u vooral NIET moet doen:

1. Geen agenda hebben

Dit is “vergaderen om te vergaderen”. Men vergadert omdat het de gewoonte is om bijvoorbeeld één maal per maand samen te komen. Maar er wordt niet op voorhand gekeken waarover precies men zal vergaderen. Het is allemaal improviseren en men rekent erop dat de deelnemers genoeg initiatief aan de dag zullen leggen om er “een goede vergadering van te maken”. De kans is zeer groot dat een dergelijke vergadering tot weinig resultaten leidt. Vergaderen zonder agenda is al even erg als de tegenpool ervan, niet vergaderen.

2. Niet vergaderen

Als er zaken moeten meegedeeld worden aan een groep mensen, en coördinatie noodzakelijk is, dan is niet-vergaderen een ramp. Niet-vergaderen is een vorm van niet-communiceren. M.a.w. de mensen die het zouden moeten weten, weten het niet. Of ze weten het “van horen zeggen” en dan mag je er zeker van zijn dat wat “ze hebben horen zeggen” niet overeenkomt met wat ze precies zouden moeten weten. Er is bovendien geen kans tot overleg en dus doet iedereen wat hij/zij denkt dat goed is.

3.Vergaderen zonder een duidelijk doel

Vergaderen zonder een duidelijk doel van wat men met de vergadering wil bereiken. Dat is zoals een koers waarbij er geen eindmeet is. Men kan eindeloos doorgaan zonder het gevoel te hebben iets bereikt te hebben, en zelfs zonder te weten wat men probeert te bereiken. Dit is wat er meestal gebeurt: dergelijke vergaderingen duren veel te lang en laten een onbevredigd gevoel achter.

4. Zich niet aan de agenda houden

Dit heeft te maken met discipline. Bij elke vergadering is er altijd wel iemand die de neiging heeft om een of ander thema aan bod te laten komen dat niet relevant is voor deze vergadering. Als men daarin trapt, wordt de vergadering een “(al dan niet) aangename bijeenkomst”, maar zal men weinig bereiken en blijft er vaak een verward gevoel achter.

5. Onvoorbereid naar de vergadering komen

Dat geldt niet alleen voor degene die de vergadering leidt, maar voor alle deelnemers. Dat houdt dus in dat de deelnemers op voorhand moeten ingelicht worden over het onderwerp van de vergadering en wat er van hen verwacht wordt. Als er bijvoorbeeld van iemand verwacht wordt dat hij/zij cijfers presenteert en hij/zij heeft maar de helft van wat nodig is, dan is de kans groot dat de vergadering een mislukking is, en degenen die wel goed voorbereid waren blijven heel gefrustreerd achter.

Later bezorgen we over dit onderwerp meer tips.

Een vergadering efficiënt leiden heeft natuurlijk ook veel te maken met uw stijl als bedrijfsleider. Als u wat dat betreft zin hebt om eens in de spiegel te kijken, dan kan u vrijblijvend de Leiderschapsanalyse (PCA) invullen. Hiermee zal u veel leren over hoe u als leider bij uw medewerkers overkomt – en waar eventueel bijgestuurd kan worden.