Vergaderen: pure tijdverspilling of pure noodzaak?

Management “specialisten” verschillen nogal van mening over het belang of de noodzaak van vergaderen. De ene vindt het pure tijdverspilling, de andere een pure noodzaak. De waarheid zal, zoals gewoonlijk, wel ergens in het midden zitten.

Onderstaande tips geven u nog meer informatie over wat u best niet doet als u vergadert of vergaderingen inplant. Vergaderen is een vorm van communiceren. De wetten van communicatie zijn dus ook van toepassing op vergaderen. Dus, als er iets misloopt tijdens een vergadering, dan zal het bijna altijd te maken hebben met communicatie. De gevolgen wegen echter zwaarder door, want ze treffen meer mensen dan het geval is bij een verkeerd gelopen communicatie tussen twee mensen. Het herstellen van wat misgelopen is, zal dan ook meestal meer inspanningen vragen.

Enkele tips i.v.m. succesvol vergaderen:

Te laat komen voor de vergadering.

Dit geldt zowel voor uzelf (als voorzitter van de vergadering) als voor alle medewerkers. Het is vanzelfsprekend dat u, als voorzitter, het voorbeeld moet geven. Soms wordt gedacht, vanuit een verkeerd gevoel van belangrijkheid, dat men een goede indruk maakt door te laat te komen en iedereen te doen wachten. Dit is een fatale vergissing. Alle deelnemers moeten goed beseffen dat vijf of tien minuten te laat komen betekent dat de ganse groep vijf of tien minuten verliest, en opgeteld is dat al snel een uur. En dan spreken we nog niet over de ergernis die dit creëert bij degenen die wel op tijd komen. Als u als voorzitter niet meteen kordaat ingrijpt, dan geeft u impliciet uw OK aan iedereen om te laat te komen. Schaf het “academisch kwartiertje” maar meteen af…

Niemand die de vergadering leidt.

Dit is een garantie op chaos. Democratie is leuk, maar zonder leiding komt men nergens. Een variante hierop is dat de leiding overgenomen wordt door een andere deelnemer. Laat de mensen aan woord, zeker. Als ze niets mogen zeggen is het in feite geen vergadering maar een briefing. Maar laat nooit toe dat iemand anders de leiding overneemt. Een vergadering leiden houdt ook in dat men ervoor zorgt dat men to-the-point blijft en niet toelaat dat onbeduidende zaken erbij gesleurd worden.

Geen (aangepaste) ruimte gereserveerd, geen of verkeerde materialen beschikbaar.

Dat maakt natuurlijk deel uit van de voorbereiding. Enkele voorbeelden:
Men is vergeten de zaal te reserveren en nu is die al door iemand anders ingenomen.
Als je slides of video’s wil tonen, zorg dan dat die in orde zijn. Check op voorhand of de apparatuur werkt. Als er op dat vlak iets misloopt is het niet alleen een enorm tijdverlies, het is ook gezichtsverlies en de deelnemers nemen voortaan de vergadering minder serieus op.

Aandachtafleiders toelaten.

Maak er een strikte regel van dat smartphones tijdens de vergadering niet opgenomen worden, tablets niet gebruikt worden en dat niemand met andere zaken bezig is. Geef natuurlijk zelf ook het goede voorbeeld…

De actiepunten aan niemand toewijzen.

De beste vergadering kan achteraf totaal nutteloos blijken als er geen exacte verantwoordelijkheden toegewezen worden wat betreft de uitvoering van de actiepunten. Vergeet daarbij niet de nodige deadlines te vermelden. Beslis vooraf wie het verslag zal schrijven en verdelen.