Een functieomschrijving is om verschillende redenen en voor verschillende partijen een handig hulpmiddel.

En wel om deze redenen:

1. Een functiebeschrijving is in de allereerste plaats een heel belangrijk document bij het rekruteren, motiveren en evalueren van je medewerkers. Met een duidelijke functiebeschrijving weet elk van je medewerkers immers waar hij aan toe is. Vandaar dat je er best al één bij de hand hebt wanneer je een vacature lanceert.
2. Diezelfde functiebeschrijving wordt voor jou dan ook meteen een leidraad tijdens het selectie-interview: je kan namelijk je kandidaat evalueren aan de hand van dat document.
3. Wanneer je wil evalueren of iemand klaar is voor een promotie, kan je best de functiebeschrijving van de nieuwe functie erbij nemen, en de persoon in kwestie op basis daarvan evalueren.
4. Wanneer een medewerker ontslag neemt of ontslagen wordt, is het meteen duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden opgevangen dienen te worden.
5. Bij het opmaken van een functiebeschrijving wordt een mogelijke onjuiste of niet-logische verdeling van taken en bevoegdheden zichtbaar. En dan kan je dat corrigeren.
6. Goede functiebeschrijvingen zijn de tools die je zullen toestaan om geleidelijk aan meer te delegeren. Je medewerkers nemen meer en meer verantwoordelijkheden op zich en jij krijgt als bedrijfsleider meer tijd om bezig te zijn met je eigen verantwoordelijkheden, zoals de toekomst van het bedrijf, de strategie, enzovoort.

De voordelen spreken voor zich: je kan functiebeschrijvingen gebruiken als leidraad bij rekruteringsgesprekken, ze vormen een basistool voor het evalueren van medewerkers, ze vormen een leidraad bij het coachen van medewerkers, en ze scheppen duidelijkheid binnen je bedrijf over wie wat doet en bij wie bepaalde verantwoordelijkheden liggen.

Dit laatste leidt tot meer efficiëntie in de uitvoering van de taken.

Bovendien is er minder ruimte tot discussie of onterechte beschuldigingen. De werknemer weet wat er van hem wordt verwacht, en wat niet.