Evaluatiegesprekken, hou ze boeiend en efficiënt!
Wij horen bedrijfsleiders wel eens een diepe zucht slaken wanneer het onderwerp “evaluatiegesprekken” aan bod komt. “Is dat eigenlijk wel nodig?”, “Hoe doe je dat?”, “Bestaat daar een simpel en efficiënt systeem voor?” zijn veelgehoorde vragen.
Medewerkers hebben nood aan onpartijdige feedback over hun prestaties en hun bijdrage aan het team en ze stellen advies en steun voor een realistisch toekomstperspectief sterk op prijs.
In dit artikel geven we alvast een aantal tips mee voor praktische, objectieve en goed gestructureerde evaluatiegesprekken.
1. Bepaal de spelregels bij de aanvang van elk individueel gesprek
Een medewerker moet een veilig gevoel hebben bij een evaluatiegesprek. Hij moet dus weten dat hij zijn standpunt mag geven, mag zeggen wat er op zijn maag ligt, knelpunten kan aankaarten… in de wetenschap dat zijn openhartigheid zich niet tegen hem zal keren. Anderzijds heeft het absoluut geen zin dat een evaluatiegesprek een gelegenheid wordt om kritiek te spuien of om een klaagzang te starten over alle mogelijke dingen die niet lopen zoals het hoort.
De oplossing is eigenlijk eenvoudig. Bepaal en communiceer de spelregels bij aanvang van elk gesprek: er mag kritiek geleverd worden MITS die onmiddellijk gevolgd wordt door een haalbare oplossing; er mag een klacht geuit worden, maar dan moet er onmiddellijk een voorstel tot verbetering op volgen. Dus je zegt gewoon bij aanvang van het gesprek “Ik mag mijn gedacht zeggen en jij ook. Alleen doen we het allebei op een constructieve manier.” Dus deze spelregels gelden voor beide partijen.
Zo wordt elk evaluatiegesprek een kans om zaken correct te evalueren én om werkpunten positief te benaderen.
2. Wees voorbereid
Dit punt loopt in feite parallel met tip 3. Het is namelijk heel belangrijk dat je voor jezelf bepaalt wat je wel en niet zal bespreken. Maar vooral: zorg dat je feiten hebt waar je je kan op baseren. En als we “feiten” zeggen, dan hebben we het in de eerste plaats over resultaten – met andere woorden, wat heeft de medewerker op zijn post gerealiseerd.
Als je de rechtstreekse leidinggevende van de medewerker bent, dan heb je waarschijnlijk alle resultaten binnen handbereik: quota’s, verwachtingen, doelstellingen die bepaald werden, enz. Als je echter voor een bepaalde functie niet over resultaten of statistieken (KPI’s) beschikt, dan zal je voorbereiding wat meer tijd in beslag nemen. Hoe het ook zij, je moet op één of andere manier kunnen aangeven hoeveel en hoe goed de medewerker “levert”.
Een paar voorbeelden:
- Voor een boekhoudfunctie kan je evalueren of een medewerker zijn deadlines haalt (BTW op tijd aangeven, alle facturen op tijd geboekt, enz.);
- Voor een productieafdeling kan je gaan kijken of de levertermijnen gehaald worden (als één van de mogelijke resultaten);
- Voor een kwaliteitsafdeling kan je rekening houden met het percentage klachten of het aantal correct afgewerkte klachten versus het aantal nog aan te pakken klachten;
- Voor een receptie afdeling in een hotel kan de bezettingsgraad een goede indicator zijn;
- Enz…
Wat je sowieso absoluut moet vermijden, is een evaluatie die gebaseerd is op opinies of geruchten of op “wat collega X vindt van collega Y”.
3. Wees objectief
Zorg voor een standaard evaluatiedocument dat je voor iedereen in het bedrijf gebruikt – leidinggevenden zowel als juniors. Voor hele speciale functies kan je desgewenst een aanhangsel toevoegen met (extra) evaluatiepunten. Hoe het ook zij, een standaard document is een must. Het creëert namelijk objectiviteit, wat dan weer leidt tot vertrouwen. Niet alleen in de leidinggevende, maar ook in het evaluatiesysteem op zich.
4. Gebruik een evaluatiegesprek nooit om “eindelijk eens te zeggen wat je te zeggen hebt”
Ten eerste heeft het helemaal geen zin om te wachten tot aan het evaluatiegesprek om knelpunten te bespreken. Je kaart het euvel best aan wanneer het zich voordoet.
Ten tweede geldt voor een evaluatiegesprek dezelfde regel als voor een verkoopgesprek: spreken is zilver, zwijgen is goud! Immers, net zoals een verkoper die teveel “babbelt” niet kan te weten komen welke de noden en wensen van zijn klant zijn, zo ook leer je – als je zelf teveel spreekt – niets over de noden en wensen van je medewerker. Terwijl het cruciaal kan zijn om die wél te weten te komen.
Stel (open) vragen. Zorg dat je te weten komt hoe je medewerker zich voelt in zijn functie. Kampt hij met onzekerheden of misnoegdheden? Of voelt hij zich integendeel sterk en zeker? Wil hij verder evolueren? Heeft hij bepaalde ambities? Of niet?
De enige manier om dat te weten te komen, is natuurlijk door de juiste vragen te stellen, door te durven dóórvragen … en dan vooral te luisteren.
Bovendien – en los van het feit dat een luisterend oor vertrouwen schept – is kunnen luisteren gewoon de basis voor elk goed gesprek. Vergeet trouwens niet dat als jij eerst goed – en oprecht – naar je medewerker luistert, hij of zij daarna veel meer bereid zal zijn om ook naar jou te luisteren!
