Time is money: tips & tricks om productief en efficiënt te vergaderen
Meetings worden vaak als tijdverspilling beschouwd. Terwijl een productieve en efficiënte vergadering de workflow alleen maar ten goede komt.
Er bestaan wat vergaderen betreft grosso modo twee kampen: de een vindt dat een vergadering enkel succesvol is als die niet langer dan 45 minuten duurt, de ander vindt het dan net nuttig lang te vergaderen, zodat elk detail wordt besproken, er niks over het hoofd wordt gezien en er achteraf minder moet gemaild worden.
Welke ook jouw stijl is, iedereen wil vooral een productieve en efficiënte vergadering leiden of bijwonen.
In dit artikel vind je enkele tips om goed voorbereid aan de meeting te beginnen, efficiënt doorheen de meeting te gaan en ervoor te zorgen dat er een opvolging plaatsvindt.
Efficiënt vergaderen: tijdig plannen en goed voorbereiden zijn een must
Door een vergadering gestructureerd in te plannen kom je al een heel eind ver.
Hierbij enkele stappen die je best doorneemt bij de planning ervan:
- Communiceer duidelijk tijd en plaats en leg de vergadering vast in de agenda’s van alle deelnemers. Let er ook op dat iedereen die je uitnodigt relevant is voor je meeting.
- Leg de doelstelling van de vergadering vast. Wil je informatie uitwisselen? Een bepaalde campagne uitwerken? Elk vergaderdoel heeft een eigen aanpak nodig.
- Stel een agenda op en geef aan wie welke topic moet voorbereiden. Zo verloopt de vergadering een stuk vlotter en efficiënter.
- Bepaal alle belangrijke vergadertaken op voorhand. Wie notuleert er? Wie neemt de leiding over de vergadering? Wie zorgt eventueel voor bepaalde documenten of materialen?
Efficiënt vergaderen: hou je tijdens de vergadering aan een aantal strikte regels
Om de vergadering zelf succesvol te laten verlopen, hou je best rekening met volgende tips:
- Om te beginnen: maak er een stellige regel van dat er geen problemen op tafel gegooid worden, tenzij deze onmiddellijk gevolgd worden door een voorstel tot oplossing. Een dergelijke afspraak alleen al kan de efficiëntie van een vergadering met 50% doen toenemen!
- Zorg ervoor dat iedereen op tijd is voor de vergadering. Een ‘trage start’ creëert van bij aanvang al frustraties bij al wie wel op tijd is, en dat is niet bevorderlijk voor een vlotte vergadering. Als voorzitter is het best om op dit vlak dus kordaat in te grijpen, en… zelf het goede voorbeeld te geven natuurlijk.
- Ban alle “aandachtafleiders”. Vooral gsm’s zijn tijdens een meeting een ‘not done’. Andere aandachtafleiders zijn bijvoorbeeld mensen die binnenlopen tijdens een meeting, irrelevante topics, onderonsjes, enz.
- Las bij langere vergaderingen een pauze in en zorg voor drank en een hapje. En ook hier weer: iedereen is na de pauze opnieuw strikt op tijd aanwezig.
- Overloop alle agendapunten van A tot Z. Laat geen enkele kwestie onbehandeld.
- Wanneer je een gevoelige topic moet aansnijden is het aangeraden om vooraf aan te geven dat het een gevoelige topic is. Bekom meteen daarna het akkoord van de aanwezigen dat men er rustig en rationeel mee zal omgaan.
- Spreek af dat persoonlijke besprekingen of punten die enkel één afdeling/sectie van het bedrijf aangaan op een ander moment of na de vergadering besproken worden.
- Las een ‘varia’-moment in waarin bepaalde punten die niet tijdens de vergadering aan bod zijn gekomen, aangekaart kunnen worden. Dit is een ideaal moment om iedereen aan het woord te laten. Noteer indien nodig punten die hier naar voren gebracht worden voor een volgende vergadering.
Efficiënt vergaderen: rond de vergadering correct af
Aan het einde van de meeting is het belangrijk om alles even op een rijtje te zetten, zodat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht.
- Overloop kort alle taken en deadlines.
- Geef aan wanneer de deelnemers het meetingverslag zullen ontvangen.
- Leg eventueel al een opvolgmeeting vast. Dit is de beste gelegenheid om alle agenda’s naast elkaar te leggen.
En, niet vergeten: volg in de loop van de daaropvolgende dagen of weken de opgelegde deadlines nauwkeurig op.
Productief en efficiënt vergaderen heeft alleen maar voordelen voor jouw bedrijf en werkomgeving. Benieuwd hoe je jouw team nog beter kan leiden en ondersteunen? Leer hoe je moet delegeren zonder de controle te verliezen of verbeter je people management skills.
