+32(0)15 43 66 20
  • DOWNLOAD E-BOOK
U-ManU-ManU-ManU-Man
  • HOME
  • U-MAN
    • OVER U-MAN
    • CERTIFICATEN & ERKENNINGEN
    • ONS TEAM
  • GRATIS ANALYSES
    • LEIDERSCHAPSANALYSE
    • STRESSANALYSE
    • SALES ANALYSE
  • WORKSHOPS & OPLEIDINGEN
    • INTERACTIEVE WORKSHOPS
    • MANAGEMENT OPLEIDINGEN
    • REKRUTEREN & MOTIVEREN
    • SALES OPLEIDINGEN
  • BLOG
    • TESTIMONIALS
  • VACATURES
    • VACATURES BIJ U-MAN
    • VACATURES BIJ KLANTEN VAN U-MAN
  • CONTACT

Time is money: tips & tricks om productief en efficiënt te vergaderen

    Home Communicatie Time is money: tips & tricks om productief en efficiënt te vergaderen
    NextPrevious
    efficiënt vergaderen

    Time is money: tips & tricks om productief en efficiënt te vergaderen

    By Els Van den Eynde | Communicatie, Leiderschap | Comments are Closed | 5 maart, 2020 | 0

    Meetings worden vaak als tijdverspilling beschouwd. Terwijl een productieve en efficiënte vergadering de workflow alleen maar ten goede komt.

    Er bestaan wat vergaderen betreft grosso modo twee kampen: de een vindt dat een vergadering enkel succesvol is als die niet langer dan 45 minuten duurt, de ander vindt het dan net nuttig lang te vergaderen, zodat elk detail wordt besproken, er niks over het hoofd wordt gezien en er achteraf minder moet gemaild worden.

     

    Welke ook jouw stijl is, iedereen wil vooral een productieve en efficiënte vergadering leiden of bijwonen. 

     

    In dit artikel vind je enkele tips om goed voorbereid aan de meeting te beginnen, efficiënt doorheen de meeting te gaan en ervoor te zorgen dat er een opvolging plaatsvindt. 

     

    Efficiënt vergaderen: tijdig plannen en goed voorbereiden zijn een must

     

    Door een vergadering gestructureerd in te plannen kom je al een heel eind ver. 

     

    Hierbij enkele stappen die je best doorneemt bij de planning ervan:

     

    • Communiceer duidelijk tijd en plaats en leg de vergadering vast in de agenda’s van alle deelnemers. Let er ook op dat iedereen die je uitnodigt relevant is voor je meeting.
    • Leg de doelstelling van de vergadering vast. Wil je informatie uitwisselen? Een bepaalde campagne uitwerken? Elk vergaderdoel heeft een eigen aanpak nodig. 
    • Stel een agenda op en geef aan wie welke topic moet voorbereiden. Zo verloopt de vergadering een stuk vlotter en efficiënter.
    • Bepaal alle belangrijke vergadertaken op voorhand. Wie notuleert er? Wie neemt de leiding over de vergadering? Wie zorgt eventueel voor bepaalde documenten of materialen?

     

    Efficiënt vergaderen: hou je tijdens de vergadering aan een aantal strikte regels

     

    Om de vergadering zelf succesvol te laten verlopen, hou je best rekening met volgende tips:

     

    • Om te beginnen: maak er een stellige regel van dat er geen problemen op tafel gegooid worden, tenzij deze onmiddellijk gevolgd worden door een voorstel tot oplossing. Een dergelijke afspraak alleen al kan de efficiëntie van een vergadering met 50% doen toenemen!
    • Zorg ervoor dat iedereen op tijd is voor de vergadering. Een ‘trage start’ creëert van bij aanvang al frustraties bij al wie wel op tijd is, en dat is niet bevorderlijk voor een vlotte vergadering. Als voorzitter is het best om op dit vlak dus kordaat in te grijpen, en… zelf het goede voorbeeld te geven natuurlijk.
    • Ban alle “aandachtafleiders”. Vooral gsm’s zijn tijdens een meeting een ‘not done’. Andere aandachtafleiders zijn bijvoorbeeld mensen die binnenlopen tijdens een meeting, irrelevante topics, onderonsjes, enz.
    • Las bij langere vergaderingen een pauze in en zorg voor drank en een hapje. En ook hier weer: iedereen is na de pauze opnieuw strikt op tijd aanwezig.
    • Overloop alle agendapunten van A tot Z. Laat geen enkele kwestie onbehandeld. 
    • Wanneer je een gevoelige topic moet aansnijden is het aangeraden om vooraf aan te geven dat het een gevoelige topic is. Bekom meteen daarna het akkoord van de aanwezigen dat men er rustig en rationeel mee zal omgaan.
    • Spreek af dat persoonlijke besprekingen of punten die enkel één afdeling/sectie van het bedrijf aangaan op een ander moment of na de vergadering besproken worden.
    • Las een ‘varia’-moment in waarin bepaalde punten die niet tijdens de vergadering aan bod zijn gekomen, aangekaart kunnen worden. Dit is een ideaal moment om iedereen aan het woord te laten. Noteer indien nodig punten die hier naar voren gebracht worden voor een volgende vergadering. 

     

    Efficiënt vergaderen: rond de vergadering correct af

     

    Aan het einde van de meeting is het belangrijk om alles even op een rijtje te zetten, zodat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht.

     

    • Overloop kort alle taken en deadlines. 
    • Geef aan wanneer de deelnemers het meetingverslag zullen ontvangen.
    • Leg eventueel al een opvolgmeeting vast. Dit is de beste gelegenheid om alle agenda’s naast elkaar te leggen. 

     

    En, niet vergeten: volg  in de loop van de daaropvolgende dagen of weken de opgelegde deadlines nauwkeurig op.  

     

    Productief en efficiënt vergaderen heeft alleen maar voordelen voor jouw bedrijf en werkomgeving. Benieuwd hoe je jouw team nog beter kan leiden en ondersteunen? Leer hoe je moet delegeren zonder de controle te verliezen of verbeter je people management skills.

     

    Maak een afspraak voor een leiderschapsanalyse en wij maken een vrijblijvende evaluatie van de testresultaten, zodat jij weet welke opleiding jou op het lijf is geschreven.

    efficiënt vergaderen
    Avatar

    Els Van den Eynde

    More posts by Els Van den Eynde

    Related Post

    • De communicatieworkshop voor iedereen?

      By Els Van den Eynde | Comments are Closed

      Je overtuigen van het feit dat communicatie belangrijk is, is waarschijnlijk niet meer nodig. Als bedrijfsleider of manager weet je onderhand wel dat communicatie heel belangrijk is. Dat communicatie voor iedereen heel belangrijk is, verdient misschien wel eenRead more

    • voeten van fietsers

      Geef je onvoorwaardelijke steun aan degene die jou steunt

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      In 2012 had Chris Froome de Ronde van Frankrijk kunnen winnen. Hij was gewoon sterker dan zijn kopman Bradley Wiggins. Maar de afspraak was dat hij in dienst zou rijden van Wiggins en hij heeftRead more

    • werknemers in een ruimte

      Hoe bouw je werknemers loyaliteit op (deel 2)

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      Het vinden en aanwerven van goede kandidaten is met de schaarste op de arbeidsmarkt, een hele kunst geworden. Een reden te meer om er alles aan te doen om de nieuw aangeworven medewerkers niet meteenRead more

    • emoties op de werkvloer

      Emoties op de werkvloer

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      Overkomt het u wel eens dat u niet goed weet hoe met emotionele reacties om te gaan op het werk? U heeft medewerkers in dienst die een belangrijk deel van hun tijd op het werkRead more

    • Boze man

      Een klacht kan een opportuniteit zijn

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      Klachtenbehandeling is in de eerste plaats een ingesteldheid, m.a.w. hoe reageert men op een klacht.  Is men bereid om er echt verantwoordelijkheid voor te nemen of zal men proberen er vanaf te geraken door bijvoorbeeldRead more

    • Jongen die time-out doet

      Zou je soms weleens op de pauzeknop willen drukken?

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      “Het leven raast voorbij als een TGV.” “Het gaat toch allemaal zo snel…”: ongetwijfeld heb je dergelijke opmerkingen al opgevangen in je omgeving of misschien zelf al geuit. Je hoort het tegenwoordig zelfs van relatiefRead more

    • mensen die elkaar omarmen

      Wil je de spelers van je team het hele jaar door “op niveau” houden?

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      We geven je graag een tip mee, die te maken heeft met het “kennen van” en “wijzen op” minder leuke kantjes of fouten  bij medewerkers, en waarom je dit best niet enkel tijdens functioneringsgesprekken doet.Read more

    • vrouw aan het luisteren

      Luisteren maakt integraal onderdeel uit van goede communicatie

      By Matteo Van Mol | Comments are Closed

      We hebben het al vaak over communicatie gehad. We hebben het begrip communicatie al vanuit diverse invalshoeken belicht. Eén heel belangrijk aspect hebben we nog niet behandeld en dat is het aspect “luisteren”. Het belang vanRead more

    NextPrevious

    Meest recente berichten

    • Een verkoper gebruikt het motto: “Stel jezelf de vraag niet, stel de vraag!”
    • Ondernemer vs. manager (deel 2)
    • Ondernemer vs. manager (deel 1)
    • Leiderschap in moeilijke tijden: hou het moreel hoog!
    • Bekwaam leidinggeven: fundamentele eigenschappen, deel 2

    Categorieën

    • Communicatie
    • Crisis
    • Kennis
    • Klantgetuigenis
    • Leiderschap
    • Rekruteren
    • Sales
    • Uncategorized
    • Zelfontwikkeling

    ANALYSES

    • Leiderschapsanalyse
    • Sales analyse
    • Stressanalyse

    E-BOOKS

    • De 10 Fatale fouten in de Verkoop
    • De 10 fatale fouten bij het Delegeren
    • De 10 Fatale fouten bij het Rekruteren
    • De 10 Fatale fouten bij het Communiceren
    • De 10 Fatale fouten bij Functioneringsgesprekken

    OPLEIDINGEN

    • Management opleiding: T.E.A.M.-opleidingen
    • Rekruteringsopleiding: Recru-Tec™ opleiding
    • Opleiding functioneringsgesprekken: Jobstar opleiding
    • Sales Opleiding: Trust$elling

    SOFT SKILLS & INTERACTIEVE WORKSHOPS

    • Interne communicatie
    • Conflictsituaties oplossen en vermijden
    • Het succes van topverkopers
    • Rekruteren, motiveren en evalueren

    U-MAN BELGIUM

    • Werfheide 3, 2812 Mechelen (routebeschrijving)
    • +32(0)15 43 66 20
    • info@uman.be

    U-MAN GENTBRUGGE

    • Kerkstraat 108, 9050 Gentbrugge (routebeschrijving)
    U-Man Copyright 2020 | BTW BE0435.560.880 - RPR Mechelen | Legal: Privacy Policy-Cookie Policy | Webdesign by ABOVESECOND
    • HOME
    • U-MAN
      • OVER U-MAN
      • CERTIFICATEN & ERKENNINGEN
      • ONS TEAM
    • GRATIS ANALYSES
      • LEIDERSCHAPSANALYSE
      • STRESSANALYSE
      • SALES ANALYSE
    • WORKSHOPS & OPLEIDINGEN
      • INTERACTIEVE WORKSHOPS
      • MANAGEMENT OPLEIDINGEN
      • REKRUTEREN & MOTIVEREN
      • SALES OPLEIDINGEN
    • BLOG
      • TESTIMONIALS
    • VACATURES
      • VACATURES BIJ U-MAN
      • VACATURES BIJ KLANTEN VAN U-MAN
    • CONTACT
    U-Man